Det er nødvendigt at gentænke en lang række af kommunens opgaver for at imødekomme fremtidens økonomiske pres og manglen på arbejdskraft. Det gælder både de administrative og de praktiske opgaver f.eks. på skoler og i hjemmeplejen. Sorø Kommune har derfor igangsat et 4-årigt Digitaliseringsprogram, som skal afdække og igangsætte digitale indsatser. Tre projekter er allerede i gang.
Skærmbesøg giver fleksibilitet
Skærmbesøg i hjemmeplejen er afprøvet med succes i flere kommuner. Det er også afprøvet i Sorø Kommune over en længere periode. Efter at have evalueret og justeret anvendelsen, viser de foreløbige resultater, at både borgere og medarbejdere har gavn af skærmbesøg. Medarbejderne sparer transporttid, og borgere i hjemmeplejen oplever, at de hver gang kan møde den samme medarbejder. Borgerne oplever også, at de har større indflydelse på tidspunktet for besøgene, som dermed kan passe bedre ind i deres dagligdag.
Hanne Christensen har en kronisk sygdom og er én af kommunes borgere, som får skærmbesøg.
”Jeg får hjælp til træning hver dag midt på dagen i ca. 10 minutter. Det er en stor hjælp, når hjemmehjælpen ringer op på iPad’en og får mig i gang – nogle gange spiller de også musik eller laver øvelserne sammen med mig. Det er mere fleksibelt, end hvis de skulle komme her hver dag midt på dagen, for jeg kan skrive og rykke vores tid, når der er behov for det, hvis jeg fx er på hospitalet. Jeg synes, alle, der fik tilbuddet, skulle tage imod det, for det holder én i gang og modet oppe, når de ringer op,” siger Hanne Christensen.
Mikael Hultengren, ansvarlig for IT og Digitalisering i Sorø Kommune, supplerer: ”Der er stadig mange opgaver, hvor det vigtigt, at en medarbejder er fysisk til stede hos borgeren. Men skærmbesøg kan i flere tilfælde give god mening. F.eks. hvis man har brug for en tolk, hvis en sygeplejer skal foretage en visitation eller i nogle tilfælde skole-hjem-samtaler, hvor fysiske møder kan være udfordrende.”
Hjælp til at læse og skrive
Ordblinde elever på kommunens skoler har længe haft glæde af et digitalt værktøj på deres PC, som kan omsætte tale til tekst, læse højt og komme med ordforslag i en skriveproces. Ifølge undersøgelser er 7-10 % af befolkningen ordblinde, mens hele 20 % har vanskeligheder med at læse, skrive og stave. Nu vil Sorø Kommune afprøve, om værktøjet kan udbredes til alle kommunens medarbejdere. Tandlæge Annemarie Powderly og klinikassistent Thembeka Lindstrøm Shange har testet værktøjet siden oktober, og de oplever at det hjælper dem i hverdagen.
”Jeg er lidt ordblind og har svært ved at stave, så før jeg fik værktøjet, spurgte jeg mine kolleger hele tiden, om hvordan man staver det ene og det andet ord. Det hjælper mig rigtig meget, at jeg kan indtale mine ord, og så bliver de automatisk skrevet i journalen på den korrekte måde,” siger Thembeka Lindstrøm Shange.
Tandlæge Annemarie Powderly supplerer: ”Det vil kunne hjælpe mange med journalskrivning. Man kan læse sin tekst op og så kan man høre, om det lyder rigtigt og få klaret sin korrektur hurtigere. I øvrigt accepterer vores journalsystem ikke fejl, så alle er nødt til at skrive korrekt”.
Det er målet, at medarbejdere med værktøjet vil opleve, at flere arbejdsopgaver bliver nemmere og mere overskuelige. Det vil også betyde, at Sorø Kommune fremadrettet kan tilbyde arbejde til langt flere.
Automatisering af administrative opgaver
I andre kommuner har man haft gavn af at kigge på, om manuelle, administrative arbejdsgange kan automatiseres, fx i forbindelse med byggesager, vagtplanlægning eller fakturering. Også på det område, er Sorø Kommune i gang. Lige nu undersøges det, hvordan arbejdsgange og sagsbehandling vedrørende hjælpemidler kan blive enklere og mere overskuelige for borgerne, og om en lang række faktureringsopgaver kan automatiseres.
”Vi står overfor store ressourcemæssige udfordringer i fremtiden. Det er nødvendigt at investere i digitalisering, men kun hvor det giver mening og skaber værdi og effekt for Sorø Kommunes borgere og virksomheder. Det er godt, at Digitaliseringsprogrammet strækker sig over en længere periode, for det tager tid både at udvælge og lære at bruge ny teknologi. Vi vil opleve undervejs, at noget fungerer og andet ikke gør. Dette vil ikke slå os ud, for vi vil tage ved lære og justere hen ad vejen,” slutter Mikael Hultengren.