§1.

Udvalget udøver sin virksomhed i møder, der ikke er offentlige.

Stk. 2.

Udvalget kan tillade, at personer ansat i kommunens tjeneste overværer møderne med henblik på varetagelse af sekretariatsfunktioner for udvalget, eller fordi udvalget finder det nødvendigt, af hensyn til en sags oplysning. Disse personer kan overvære såvel udvalgets forhandlinger, som afstemninger. Udvalget kan tillade, at andre personer overværer møderne i det omfang, det er nødvendigt af hensyn til en sags oplysning. Disse personer kan kun overvære udvalgets forhandlinger, men ikke eventuelle afstemninger.

Stk. 3.

Borgmesteren har ret til at deltage i udvalgsmøder uden stemmeret.

§ 2.

Stk. 1.

Er et udvalgsmedlem forhindret i at deltage i et udvalgsmøde, meddeler medlemmet afbud til udvalgets sekretær inden mødets afholdelse.

Stk. 2.

Ud over de ordinære møder, afholder udvalget møder, når formanden finder det nødvendigt eller et flertal af
udvalgets medlemmer anmoder om det.

§ 3.

Dersom et medlem senest 10 dage forud for et ordinært møde har indgivet skriftlig anmodning om behandling af en sag, sætter udvalgsformanden denne sag på dagsordenen for førstkommende møde.

Stk. 2.

Udvalgsformanden foranlediger for Økonomiudvalget, at der senest 4 hverdage (inkl. lørdag) inden et ordinært mødes afholdelse tilsendes hvert af udvalgets medlemmer en dagsorden og det fornødne materiale.

Stk. 3.

Udvalgsformanden foranlediger for et stående udvalg, at der senest 5 hverdage (inkl. lørdag) inden et ordinært mødes afholdelse tilsendes hvert af udvalgets medlemmer en dagsorden og det fornødne materiale.

Stk. 4.

Ved indkaldelse til ekstraordinært møde gælder samme frist for udsendelse af dagsorden og fornødent materiale som ved afholdelse af udvalgets ordinære møder.

Stk. 5.

Ethvert medlem kan ved mødets begyndelse begære ordet til dagsordenen, herunder med henblik på spørgsmålet om sagers overflytning fra behandling for lukkede døre til behandling for åbne døre og omvendt.

§4.

Udvalget er beslutningsdygtigt, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede.

Stk. 2.

Alle beslutninger træffes ved stemmeflertal.

Stk. 3.

Ethvert medlem kan standse udførelsen af en beslutning, der er truffet af udvalget, hvor medlemmet har været til stede under udvalgets behandling af sagen, ved at erklære på mødet, at medlemmet ønsker sagen indbragt til afgørelse af Kommunalbestyrelsen. Dette gælder dog ikke afgørelser, der ved lovgivningen er henlagt til udvalgets endelige afgørelse.

§ 5.

Udvalget træffer beslutning om, hvorvidt et medlem må vurderes at have en sådan særlig interesse i en sag, at medlemmet må anses for inhabil, og derfor er udelukket fra at deltage i udvalgets forhandlinger og beslutning i sagen. I bekræftende fald skal medlemmet forlade lokalet under udvalgets forhandlinger og beslutning i sagen. Medlemmet er dog ikke afskåret fra at deltage i udvalgets forhandling og beslutning om, hvorvidt medlemmet er inhabil i sagen.

Stk. 2.

Et medlem skal underrette formanden, hvis der foreligger forhold, der kan give anledning til tvivl om medlemmets habilitet.

§ 6.

Udvalgsformanden leder udvalgsmøderne og træffer bestemmelse i alle spørgsmål vedrørende forhandlingernes ledelse, og iagttagelse af god orden under mødet.

Stk. 2.

Skønner formanden på grundlag af drøftelsen i udvalget, at en sags udfald er utvivlsomt, oplyser formanden, hvorledes han opfatter udvalgets beslutning.

Stk. 3.

Formanden kan på udvalgets vegne afgøre sager, som ikke tåler opsættelse eller ikke giver anledning til tvivl.

Stk. 4.

Ethvert medlem af udvalget kan for dette indbringe ethvert spørgsmål om formandens virksomhed, og formanden skal meddele udvalget de oplysninger, dette forlanger. Formanden er i enhver henseende undergivet udvalgets beslutninger.

Stk. 5.

Ethvert medlem er forpligtet til foreløbig at rette sig efter formandens afgørelse, med hensyn til forståelsen af forretningsordenens bestemmelser, men spørgsmålet kan indbringes for udvalget på udvalgets næste møde

§ 7.

Udvalgets beslutninger indføres i en beslutningsprotokol, der efter hvert møde underskrives af de medlemmer, som har deltaget i mødet. Formanden tilkendegiver, hvad der skal indføres. Medlemmerne kan ikke under henvisning til deres stemmeafgivning eller andre grunde vægre sig ved at underskrive protokollen.

Stk. 2.

Ethvert medlem kan forlange sin afvigende mening kort tilført beslutningsprotokollen, og kan ved sager, der skal fremsendes til et andet udvalg, Kommunalbestyrelsen eller en anden myndighed kræve, at modtageren gøres bekendt med indholdet af protokollen. Medlemmet kan endvidere kræve, at sagen ved fremsendelsen ledsages af en begrundelse for medlemmets afvigende standpunkt, og formanden skal i så fald fastsætte en frist for medlemmets aflevering af skriftlig begrundelse.

Stk. 3.

I beslutningsprotokollen anføres for hvert enkelt møde og punkt, hvilke medlemmer der har været fraværende.

§ 8.

Udvalgets medlemmer har tavshedspligt, når en oplysning ved lov eller anden gyldig bestemmelse, er betegnet som fortrolig, eller når det er nødvendigt at hemmeligholde oplysningen for at varetage væsentlige hensyn til offentlige eller private interesser.

Stk. 2.

Ethvert medlem har tavshedspligt med hensyn til andre medlemmers udtalelser under forhandlingerne i udvalget.

§9.

Forretningsordenen er gældende for Økonomiudvalget og de stående udvalg i Sorø Kommune. Denne kan ændres på et udvalgsmøde, hvis der er flertal herfor og vil kun være gældende for det respektive udvalg. Ændringer skal i øvrigt ske i overensstemmelse med styrelsesloven eller regler udstedt i medfør heraf.

Godkendt på møder i Børn og Undervisningsudvalget den 15. marts 2016, Kultur og Fritidsudvalget den 16. marts 2016, Social og Sundhedsudvalget den 14. marts 2016, Arbejdsmarkeds og Erhvervsudvalget den 17. marts 2016, Teknik og Miljøudvalget den 15. marts 2016 og Økonomiudvalget den 22. marts 2016.

Der er sket ændring i forretningsorden, § 2 og 3, jfr. Kommunalbestyrelsens møde den 20. september 2023, punkt 363. Jfr. § 3, stk. 3 fremgår, at for de stående udvalg skal der senest 5 hverdage (inkl. lørdag) tilsendes dagsorden til udvalgets medlemmer. Dette er gældende fra 1. januar 2024.

Der er sket ændring i forretningsordenens § 3, stk. 3, idet fristen for udsendelse af dagsordenen til møder i de stående udvalg er ændret fra 6 til 5 dage, jf. møder i Børn og Undervisningsudvalget, Kultur og Fritidsudvalget, Social og Sundhedsudvalget, Arbejdsmarkeds og Erhvervsudvalget og Natur, Teknik og Planudvalget i august 2024.