1

Indledning

Sorø Kommune er forpligtet til at efterleve de grundlæggende principper om ligebehandling, proportionalitet og gennemsigtighed i kommunens indkøb og udbud. Dette fremgår af EU-udbudsdirektivet, udbuds- og tilbudsloven1. Det betyder, at kommunen skal sikre konkurrence og gennemsigtige vilkår, samt at alle leverandører har mulighed for at blive leverandør til kommunen.

Det store indkøbsvolumen udnyttes til at sikre den rette kvalitet til de bedste priser. Det kræver i mange tilfælde, at Sorø Kommune optræder som én enhed og indgår centrale indkøbsaftaler, der er bindende for hele kommunen. Dermed sikres det, at kommunen køber effektivt ind, så der frigøres ressourcer i form af bl.a. tid og penge til at fokusere på kerneydelserne. Kommunens indkøb skal leve op til brugernes krav, hvorfor fagpersoner og brugere af indkøbsaftalerne involveres når der indgås indkøbsaftaler. Ligeledes skal der sikres en transparent gevinstrealisering.

Kommunens udbud og indkøb skal understøtte kommunens arbejde med Vision 2022 både ift. bæredygtighed og samfundsmæssige ansvar. Krav til klima, miljø, energi, sociale- og arbejdsklausuler samt kædeansvar inddrages derfor i kommunens indkøb og udbud, hvor det er relevant og proportionalt med aftalens omfang.

2

Politisk målsætning for indkøb og leverandørsamarbejde

Målsætningerne viser Byrådets overordnede politik for indkøb og leverandørsamarbejde og er således en tilkendegivelse over for borgere og virksomheder om, hvilke politiske prioriteringer og visioner, kommunen har på området:

  • Vi køber effektivt ind – til den bedst mulige pris og med færrest mulige omkostninger for erhvervsliv og kommune (transaktionsomkostninger)
  • Vi tilrettelægger indkøb, så alle lokale virksomheder – små som store – såvel som alle andre virksomheder har mulighed for at blive leverandører til kommunen
  • Vi køber ind under hensyn til klima, miljø og samfundsansvar
  • Vi inddrager brugerne, når vi køber ind og følger løbende op

I denne strategi beskrives hvordan Politik for indkøb og leverandørsamarbejde udmøntes. Både politik og strategi findes på www.soroe.dk  og FINDUS. Her finder du også udbudsplanen, der viser hvilke kontrakter/produkter/ydelser, der udbydes eller genudbydes i det kommende år.

3

Omfang og afgrænsning

Politik og strategi for indkøb og leverandørsamarbejde gælder for alle kommunens institutioner, enheder og øvrige områder, herunder de af kommunens selvejende institutioner, hvor der ikke er angivet andet i driftsoverenskomsten.

Politikken omfatter:

  • Samtlige indkøb af varer og tjenesteydelser, herunder leje- og leasingaftaler
  • Samtlige indkøb af bygge- og anlægsydelser
  • Samtlige indkøb af offentlige ydelser
  • Samtlige driftsopgaver, der konkurrenceudsættes 

Sorø Kommunes politik og strategi for indkøb og leverandørsamarbejde træder i kraft efter Byrådets godkendelse og afløser den tidligere udgave fra den 27. marts 2019. Politik og strategi revideres mindst én gang i hver byrådsperiode.

4

Strategi for udmøntning af den politiske målsætning

4.1

Vi køber effektivt ind

– til den bedst mulige pris og med færrest mulige omkostninger for erhvervsliv og kommune

Sorø Kommunes politik og strategi for indkøb og leverandørsamarbejde understøtter, at kommunen som helhed kan købe varer, service- og tjenesteydelser samt bygge- og anlægsarbejder på de økonomisk mest fordelagtige betingelser, vilkår og i overensstemmelse med såvel EU-regler som nationale regler for offentligt indkøb.

Sorø Kommune har et stort indkøbsvolumen, hvilket udnyttes til at sikre den rigtige kvalitet til de bedste priser ud fra en helhedsbetragtning og inden for gældende lovgivning. På nogle områder – særligt på standard produkt- og tjenesteydelsesområder – udnytter vi fællesoffentlige indkøbsaftaler via Statens og Kommunernes Indkøbsservice (SKI), Fællesudbud Sjælland (FUS), og KOMBIT mm. Centre og institutioner skal benytte de indgåede aftaler, således at kommunen respekterer og handler efter indgåede aftaler. Der må ikke handles udenfor aftale.

Hvor der ikke findes en central indkøbsaftale – særligt ikke standardiserede områder – findes en lokal løsning. Team Indkøb er til rådighed ift. at få købsvilkår og kontrakter set igennem.

Vi er omkostningsbevidste. Det gælder både i selve indkøbene, men også når det handler om processen før og efter indkøbene er foretaget. Alle indkøb og udbud skal til stadighed effektiviseres, så der bruges færrest mulige ressourcer i vores administration, i vores institutioner og områder samt hos vores nuværende og kommende leverandører. 

Udbudsplan

Sorø Kommune udarbejder hvert år en udbudsplan, som godkendes af Økonomiudvalget og danner rammen for de indkøbsområder, der udbydes.

  • Team Indkøb udbyder kontrakter vedrørende varer, service- og tjenesteydelser
  • Teknik, Miljø og Drift udbyder kontrakter vedrørende bygge- og anlægsopgaver
  • Udvikling og IT udbyder kontrakter vedrørende IT-systemer

Udbudsplanen offentliggøres på kommunens hjemmeside, hvor potentielle leverandører kan orienterer sig om planlagte udbud. 

E-handel

Sorø Kommune anvender et E-handelssystem, der er integreret med kommunens økonomisystem.  E-handels-systemet danner grundlag for at optimere de decentrale indkøbsprocesser, dels tidsmæssig besparelse i form af en mere strømlinet og effektiv informationssøgning, dels økonomisk besparelse i form af nemmere adgang til de varer og ydelser, hvor der er opnået særligt fordelagtige priser og aftalevilkår.

Alle e-handelsegnede varer skal indkøbes via E-handelssystemet.

Gevinstrealisering

En succesfuld indkøbs- og udbudspolitik bidrager markant til at opnå økonomiske gevinster, der frigør ressourcer til nye prioriteringer. Gevinsterne indhentes efter godkendelse af politik og strategi for indkøbs og leverandørsamarbejde med 100 pct.

Sorø Kommune anvender en transparent procedure for gevinstrealisering.

Konkurrenceudsættelse

Konkurrenceudsættelse kan tjene som middel til at sikre højere kvalitet og større effektivitet i den kommunale opgavevaretagelse. Målet med at konkurrenceudsætte interne driftsopgaver er således. at det løbende overvejes, hvorledes det sikres, at de offentlige opgaver varetages bedst og billigst.

Sorø Kommune anvender konkurrenceudsættelse efter følgende principper:

  • Konkurrenceudsættelse forudsætter et omfattende arbejde med udarbejdelse af kravspecifikation og udbudsmateriale, og kommunen konkurrenceudsætter derfor kun driftsopgaver, hvor der er et væsentligt besparelsespotentiale, eller hvor det forventes at give væsentligt mere kvalitet for pengene.
  • Sorø Kommune konkurrenceudsætter kun driftsopgaver, hvor markedets private leverandører kan levere driftssikkerhed og kvalitet i opgaveløsningen.
  • Sorø Kommune udfører grundige foranalyser og medtager erfaringer fra andre kommuner forud for konkurrenceudsættelse af driftsopgaver.
  • Sorø Kommune betragter ledere og medarbejdere som aktive medspillere i foranalyser og konkrete udbudsprocesser.

Opfølgning på indkøbsaftaler

Kommunens budgetansvarlige ledere er ansvarlige for, at institutioner og afdelinger handler til de rigtige priser og under de rigtige vilkår på de rigtige indkøbsaftaler.

For at sikre en optimal anvendelse af indkøbsaftalerne, kontrollerer Team Indkøb løbende og stikprøvevis, hvorvidt:

  • Leverandørerne fakturerer de korrekte priser i forhold til de afgivne tilbud
  • Kommunens institutioner og afdelinger handler korrekt på de indgåede indkøbsaftaler

Det er et krav, at de budgetansvarlige ledere og indkøbere reagerer, hvis en leverandør ikke lever op til en aftale eller på anden måde agerer uhensigtsmæssigt. Der skal tages kontakt til leverandøren og den daglige leverandørdialog foregår direkte mellem ledere eller indkøbere og leverandøren.

Team Indkøb varetager den overordnede dialog om aftaleforholdene, og afholder løbende møder med kommunens leverandører. Derfor skal gentagne leverandørsvigt rapporteres til Team Indkøb, så der kan følges korrekt op på aftaleforholdene.

Team Indkøb udarbejder ledelsesinformation til kommunens budgetansvarlige ledere, der viser udviklingen i brug af kommunens indkøbsaftaler (compliance) og udnyttelsesgrad af varekøb gennem e-handel.

4.2

Vi tilrettelægger indkøb

- så alle lokale virksomheder – små som store – såvel som alle andre virksomheder har mulighed for at blive leverandører til kommunen

Sorø Kommune ønsker at handle med de bedste leverandører, uanset størrelse eller geografisk placering. Vi indretter derfor vores indkøb og udbud, så flest mulige virksomheder har mulighed for at konkurrere om opgaven på lige og gennemsigtige vilkår, under hensyntagen til de transaktionsomkostninger udbud og indkøb medfører for både kommunen og virksomheder.

Vi handler gerne lokalt, når virksomhederne er konkurrencedygtige og når det er muligt inden for gældende lovgivning.

Vi ønsker gode relationer med vores tidligere, nuværende og kommende leverandører og varetager derfor vores indkøb, udbud og leverandørrelationer professionelt, gennemsigtigt og ensartet.

Sorø Kommunes indkøb og udbud tilrettelægges strategisk. Ud over opnåelse af besparelser gennem lavere priser, skal politik for indkøb og leverandørsamarbejde medvirke til at udvikle den kommunale opgaveløsning gennem inspiration og videndeling med private og andre offentlige leverandører.

Sorø Kommune inviterer de lokale erhvervsdrivende til et årligt dialogmøde om årets udbudsplan. Mødet har særlig fokus på de planlagte bygge- og anlægsopgaver, men indeholder også orientering om planlagte fællesudbud, der kan have særlig interesse for kommunens større virksomheder. Endvidere orienterer Sorø Kommunes erhvervsservice om relevante kommunale udbud.

Leverandører inddrages i markedsdialog ved opstart af nye udbud for at sikre en optimal markedsafdækning af det pågældende område.

Sorø Kommune går gerne i dialog med brancheforeninger, interesseorganisationer og andre partnerskaber for at videreudvikle eksisterende indkøbsområder samt hente inspiration og erfaringer ved udbud af nye områder, og det er et krav, at leverandørerne kan tilbyde relevant rådgivning til kommunen om dennes indkøbsmønstre mm. Dette gælder både for indkøb af vare, service- og tjenesteydelser samt bygge- og anlægsopgaver. Kommunen ønsker bl.a. at fokusere på det specialiserede børne- og voksenområde med henblik på at udvikle metoder for aftalestyring med kommunale og private tilbud samt andre relevante specialiserede tjenesteydelsesområder.

Specifikt for bygge- og anlægsopgaver anvender Sorø Kommune, hvor det er relevant AB18 (Almindelige betingelser for arbejder og leverancer i bygge- og anlægsvirksomhed).

4.3

Vi køber ind under mest muligt hensyn til klima, miljø og samfundsansvar

Miljø- og klimaforhold, bæredygtighed og sociale klausuler indgår ud fra en konkret vurdering af relevans som udvælgelseskriterier, mindstekrav og/eller konkurrenceparametre.

Forhold vedr. miljøforhold og bæredygtighed kan f.eks. omfatte den udbudte genstands miljø-, sundheds-, klima-, og energimæssige påvirkning. Dette angår både varens ophav, produktion og levering. Generelt skal det sikres, at kommunens indkøbsaftaler omfatter produkter, der overholder gældende regler og vejledninger for miljøforhold, samt at der – hvor det er relevant og muligt – kan vælges et miljørigtigt, bæredygtigt og/eller 

CO-reducerende alternativ. Sorø Kommune arbejder efter at reducere CO2-udledningen med 70 pct. frem mod 2030.

Forhold vedrørende arbejdsmiljø omfatter de arbejdsmiljø- og/eller sikkerhedsmæssige aspekter af en vares levering, ophav og produktion.

Sociale klausuler kan f.eks. omfatte krav til tilbudsgiver om ansættelsesforhold og lønvilkår, om at modtage ledige i jobtræning eller om at fremme beskæftigelsen af eksempelvis langtidsledige eller andre marginaliserede grupper.

Der skal i det enkelte udbud ske en samlet vurdering og afvejning af de krav og ønsker, der skal stilles til miljøforhold, bæredygtighed og sociale klausuler over for en eventuel højere pris. Der skal anvendes kædeansvar i kontrakterne, når dette er relevant. Det gælder både, hvad angår miljøforhold, bæredygtighed og sociale klausuler.

Miljø og Klima

Det kan være relevant at se på miljø- og klimapåvirkninger i varegrupper såvel som nogle typer af tjenesteydelser.

Der vil være varetyper, som ud fra miljø- og klimamæssig påvirkning er mere oplagte at tage i betragtning end andre. Dette kan f.eks. være rengøringsmidler, aftørringspapir, produkter til personlig hygiejne, strømforbrugende produkter, fødevarer, biler, kørsel eller byggeri.

Krav til miljøforhold og bæredygtighed kan indarbejdes ved eksempelvis at henvise til standardiserede bæredygtighedskriterier, som miljømærker, miljøvurderingsmetoder, EU-kriterier eller nationale vejledninger. Ved anvendelse af godkendte mærkningsordninger er det ikke Sorø Kommune, der kontrollerer de certificerede produkter, denne kontrol påhviler den myndighed, der er ansvarlig for mærkningen. 

Herudover kan der efter behov suppleres med eksempelvis totalomkostningsberegninger (TCO), livscyklusomkostninger (LCC), eller yderligere bæredygtighedskriterier. Med afsæt i den kommende Klimalov udarbejdes der i 2020 et selvstændigt bilag til denne strategi, der indeholder klausuler og metodik til hvorledes Sorø Kommune arbejder med klima og miljø ifm. indkøb og udbud.

Sociale klausuler

Sociale klausuler indarbejdes i udbudsmaterialet. Omfanget afhænger af kontraktens genstand. Omfanget af sociale klausuler er typisk mere omfattende i bygge- og anlægskontrakter samt tjenesteydelser med et driftselement, end i vare- og almene tjenesteydelseskontrakter. Sociale klausuler kan eksempelvis omhandle følgende hensyn:

  • Beskæftigelsesmuligheder
  • Løn- og arbejdsforhold
  • Overholdelse af sociale rettigheder og arbejdstagerrettigheder
  • Menneskerettigheder
  • Børnearbejde
  • Tvangsarbejde
  • Korruption
  • Social dumping
  • Social integration
  • Ligestilling

Sociale klausuler indarbejdes ved eksempelvis at henvise til internationalt anerkendte konventioner, såsom International Labour Organisation (ILO). ILO’s kernekonventioner og/eller principperne i Global Compact-initiativet.

I længerevarende kontrakter med en kontraktværdi på mere end 5 mio. kr. på bygge- og anlægsområdet eller på tjenesteydelser, der har et driftselement som f.eks. rengøring og kantinedrift, er kommunen forpligtiget til – efter ”følg eller forklar”-princippet – at overveje brugen af sociale klausuler om uddannelses- og praktikaftaler (uddannelsesklausuler).

Såfremt kommunen i en konkret kontrakt undlader at indskrive uddannelsesklausuler, skal kommunen offentliggøre begrundelsen herfor på kommunens hjemmeside. Brugen af sociale klausuler skal overholde EU-rettens principper om proportionalitet, ikke-diskrimination og ligebehandling. Det indebærer, at der f.eks. ikke kan stilles krav om danske eller lokale elever, elever fra danske uddannelser eller bestemte overenskomster. Desuden skal de sociale klausuler som udgangspunkt være knyttet til kontraktens udførelse, hvorfor der eksempelvis ikke må stilles generelle krav til tilbudsgivers oprettelse af praktikpladser.

I bilag 1 og 2 fremgår Sorø Kommunes klausuler for følgende områder:

Bilag 1: Arbejdsklausul der anvendes i Sorø Kommunes egne udbud

Bilag 2: Uddannelsesklausul der anvendes i Sorø Kommunes egne udbud

Kommunens opfølgning på overholdelse af miljøkrav og sociale klausuler

Kontrakten skal præcisere kommunens muligheder for at håndhæve og kontrollere leverandørens overholdelse af kravene, herunder skal misligholdelsesbeføjelser og dokumentationskrav beskrives. Derudover kan eksempelvis incitamentsmodeller indarbejdes i kontrakten.

Kommunen arbejder internt med en samlet koordineret opfølgning på og anvendelse af sociale klausuler i kommunens kontrakter og samarbejde med eksterne leverandører.

I bilag 3 fremgår hvordan Sorø Kommune følger op på CSR-krav:

Bilag 3: Sorø Kommunes information til kontraktholder om CSR-opfølgning

4.4

Vi inddrager brugerne, når vi køber ind

- så det sikres, at vi køber de rigtige produkter og ydelser og vi følger op på at indkøbsaftalerne anvendes og leverandøraftalerne opfyldes

Vores indkøb skal være tidssvarende og af den rigtige kvalitet i forhold til brugernes behov. Derfor inddrages brugerne i samarbejde med de fagpersoner, der formulerer krav og ønsker til vores indkøb og udbud under hensyn til brugernes behov, budget, ønsker og mulighederne i markedet.

Det skal sikres, at leverandørerne efterlever indkøbsaftalerne, samt at brugerne af aftalerne køber de rigtige varer og ydelser til de rette priser. Derfor følges der løbende op på, om indkøbsaftalerne anvendes korrekt, og om leverandørerne lever op til aftalevilkårene.

For at sikre, at kommunens indkøbsaftaler lever op til de relevante krav og ønsker, vil der ofte være behov for at nedsætte brugergrupper. Brugergrupperne bistår i udarbejdelsen af kravspecifikationen og bidrager desuden med vidensdeling om indkøbsaftalerne i deres fagområder. Brugergrupperne vil bestå af medarbejdere med faglige, erfarings- eller interessemæssige kompetencer i relation til det pågældende indkøbsområde. Der skal således aktivt tages stilling til udbuds- og aftaleformen, herunder muligheden for dynamiske indkøbssystemer, konkurrencepræget dialog, funktionskrav, innovationspartnerskaber og andre offentlige-private partnerskaber.

I bilag 4 ses Sorø Kommunes uddybende beskrivelse af brugerinddragelse:

Bilag 4: Brugerinddragelse

5

Bilag 1 - Arbejdsklausul der anvendes i Sorø Kommunes egne udbud

Beskæftigelsesministeriets Cirkulære nr. 9471 af 30/06/2014 og tilhørende vejledning om arbejdsklausuler i offentlige kontrakter er gældende for kontrakten.

Leverandøren skal sikre, at ansatte hos leverandører og eventuelle underleverandører, som medvirker til at opfylde kontrakten, er sikret løn (herunder særlige ydelser), arbejdstid og andre arbejdsvilkår, som ikke er mindre gunstige end dem, der gælder for arbejde af samme art i henhold til en kollektiv overenskomst indgået af de inden for det pågældende faglige område mest repræsentative arbejdsmarkedsparter i Danmark, og som gælder på hele det danske område, samt voldgiftskendelse, nationale love eller administrative forskrifter, der gælder for arbejde af samme art inden for vedkommende fag eller industri på den egn, hvor arbejdet udføres.

Tilsvarende gælder også arbejde, der udføres af underleverandører eller af personer, der har fået overdraget kontrakten til udførelse. I så tilfælde hæfter leverandøren for opfyldelse af kravene, og det påhviler entreprenøren at påse, at bestemmelsen finder anvendelse.

Leverandøren skal sikre, at ansatte hos leverandører og eventuelle underleverandører orienterer de ansatte om de gældende arbejdsvilkår.

Sorø Kommune har, på nær området vedrørende varekøb, særskilt besluttet, at der for alle udbud indenfor bygge- og anlæg samt tjenesteydelser, hvor der er tale om kontrakter med en kontraktværdi på 1,6 mio. kr. eller derover, sker en særlig kontrol jf. de efterfølgende afsnit i arbejdsklausulen. For kontrakter med en værdi på mindre end 1,6 mio. kr., kan der forekomme stikprøvekontrol.

Medarbejderens ansættelsesforhold og identifikation

Leverandøren er ansvarlig for, at der kun anvendes medarbejdere med gyldig opholds- og arbejdstilladelse. Medarbejdere skal på forlangende kunne dokumentere deres identitet ved fremvisning af eksempelvis billedlegitimation.

Ophold på arbejdspladsen, orientering om underleverandører

Sorø Kommune skal [i god tid, inden opstart, indsæt dato] skriftligt orienteres om, hvilke underleverandører Leverandøren anvender i forbindelse med opfyldelsen af kontrakten, ved angivelse af navn og CVR.nr./RUT.nr.

Registrering af udenlandske tjenesteydere

Leverandøren er forpligtiget til at sikre, at såfremt Leverandøren eller dennes underleverandører har anmeldelsespligt til RUT-registret, overholdes deres forpligtigelse.

Dokumentation for overholdelse af forpligtelsen

Der skelnes i nærværende arbejdsklausul mellem dokumentation og redegørelse.

Dokumentation

Leverandøren har bevisbyrden for, at Leverandørens forpligtelser i henhold til klausulen er overholdt og Sorø Kommune kan på forlangende kræve at se dokumentation for Leverandørens og dennes underleverandørers overholdelse heraf.

Sorø Kommune kan kræve dokumentation direkte fra Leverandørens eller dennes underleverandørers medarbejdere.

Relevant dokumentation kan for eksempel være lønsedler evt. sammenholdt med arbejdssedler, E-indkomstkvittering, lønregnskaber, opholds- og arbejdstilladelser og ansættelsesbeviser samt den referenceramme Leverandøren har anvendt i forbindelse med fastsættelsen af løn- og arbejdsvilkår for de ansatte.

Herudover kan Sorø Kommune i den konkrete sag anmode Leverandøren om at fremsende andre relevante dokumenter.

Redegørelse

Såfremt Sorø Kommune har en mistanke om overtrædelse, skal Leverandøren efter påkrav, fremsende en fyldestgørende redegørelse. Parterne har endvidere pligt til egenhændigt at orientere hinanden ved mistanke om manglende overholdelse af arbejdsklausulen.

Leverandøren skal som minimum redegøre for under hvilke forhold og/eller metoder de tjenesteydelser og bygge- og anlægsarbejder, der indgår til opfyldelsen af Kontrakten, er fremstillet. Sorø Kommune kan i den konkrete sag anmode Leverandøren om at uddybe andre relevante forhold.

Frister

Dokumentationen skal være Sorø Kommune i hænde senest 7 arbejdsdage efter Sorø Kommunes påkrav er afsendt.

Redegørelsen skal være Sorø Kommune i hænde senest 7 arbejdsdage efter Sorø Kommunes påkrav er afsendt medmindre andet konkret aftales.

Fristerne kan dog maksimalt forlænges til 14 arbejdsdage for dokumentation og 14 arbejdsdage for redegørelsen.

Videregivelse af dokumentation

Sorø Kommune kan efter en konkret vurdering videregive de indhentede informationer til Gældsstyrelsen, Arbejdstilsynet eller andre relevante myndigheder, såfremt videregivelsen vurderes at være af betydning for myndighedernes virksomhed.

Sorø Kommune kan efter en konkret vurdering videregive de indhentede informationer til politiet, såfremt der er mistanke om, at der er begået et strafbart forhold.

Kontrolbesøg

For kontrakter med en værdi over 1,6 mio. kr. vil de relevante centre og institutioner i Sorø Kommune foretage en aktiv og systematisk kontrol i kontraktens løbetid. For kontrakter med en værdi under 1,6 mio. kr. vil centre og institutioner i Sorø Kommune foretage stikprøver, og dermed kunne foretage uanmeldte kontrolbesøg på arbejdspladsen for at sikre overholdelse af klausulen, ligesom der vil blive foretaget kontrol, hvis kommunen modtager en henvendelse om at forholdene ikke er i orden, eller hvis kommunen selv har en begrundet mistanke.

Centre og institutioner i Sorø Kommune er ved kontrolbesøg berettiget til at kontakte enkelte medarbejdere direkte og uden leverandørens eller underleverandørers mellemkomst.

Sorø Kommune ønsker at understrege, at hvis vi vælger at foretage en kontrol eller lignende, er det ikke udtryk for en generel mistillid til den pågældende Leverandør, men derimod en helt naturlig og vigtig opfølgning på kontraktkravet.

Anvendelse af ekstern bistand

Sorø Kommune er til enhver tid berettiget til at overlade udførelsen af sine beføjelser efter denne klausul til tredjemand. Leverandøren eller underleverandører kan ikke modsætte sig kontrolbesøg af tredjemand, der er antaget af Sorø Kommune til opgaven, ligesom Leverandøren eller underleverandører ikke kan nægte at udlevere dokumentation eller udarbejde redegørelser til denne tredjemand.

Sanktion ved manglende overholdelse af forpligtelsen

Leverandørens eller dennes underleverandørers væsentlige overtrædelser af klausulen vil altid berettige Sorø Kommune til at ophæve kontrakten helt eller delvist.

Ifalder Leverandøren nedenstående sanktioner eller andre misligholdelsesbeføjelser, fritages denne ikke for pligten til at opfylde kontrakten.

Sorø Kommune er berettiget til at tilbageholde vederlag med henblik på at tilgodese berettigede krav fra Leverandørens eller underleverandørers ansatte.

Leverandøren ifalder bod ved overtrædelse af klausulen. Boden pr. påbegyndt arbejdsdag svarer til [indsæt promille af kontraktsummen] dog minimum [indsæt beløb i kr. pr. dag], indtil overtrædelsen er bragt til ophør. Beløbet kan modregnes i Leverandørens vederlag.

Såfremt leverandøren ikke overholder bestemmelsen, er Sorø Kommune berettiget til at bestemme, at den pågældende afskæres fra at opnå fremtidige kontrakter af den nævnte karakter i Sorø Kommune, indtil det er dokumenteret, at det pågældende forhold er bragt i orden.

6

Bilag 2 - Uddannelsesklausul der anvendes i Sorø Kommunes egne udbud

Sorø Kommune indgår i en konstruktiv dialog med leverandører på bygge- og anlægsområdet om oprettelse af lære- og praktikpladser. Denne dialog suppleres med partnerskabsaftale mellem Sorø Kommune og Dansk Byggeri, Selandia Slagelse og UU-Vestsjælland.

Denne uddannelsesklausul finder anvendelse i udbud vedrørende bygge- og anlægsområdet, samt tjenesteydelser, som har en varighed på mindst 6 måneder og hvor kontraktværdien/lønsummen i øvrigt er proportionel med klausulen (tommelfingerreglen er en praktikant for hver kr. 2 mio. i lønomkostninger / kr. 5 mio. i kontraktværdi).

Klausul

  1. Leverandøren skal sikre, at mindst det krævede antal af de årsværk (1 årsværk = 1924 arbejdstimer inkl. ferie, sygdom, skoleophold mv.), der anvendes til at opfylde kontrakten af såvel Leverandøren selv som underleverandører, besættes med en eller flere praktikant(er)/lærling(e).

    En praktikant/lærling er en arbejdstager, med hvem leverandøren indgår eller har indgået en uddannelsesaftale i henhold til lov om erhvervsuddannelser eller som er omfattet af en lignende uddannelsesordning i et andet EU-land.

    Leverandøren kan vælge at beskæftige en eller flere praktikant(er)/lærling(e) i en kortere periode, forudsat at det samlede antal arbejdstimer, som udføres af praktikanter/lærlinge, svarer til beskæftigelse af det krævede antal årsværk praktikant(er)/lærling(e) i kontraktens løbetid.

    Leverandøren kan opfylde sin forpligtelse til at beskæftige det krævede antal årsværk praktikant(er)/lærling(e) ved at overføre en (eller flere) praktikant(er)/lærling(e), som ved kontraktens indgåelse er ansat hos leverandøren til det arbejde, som kontrakten omhandler.

    Såfremt opgavens omfang efter kontraktens indgåelse nedsættes betydeligt, reguleres det krævede antal årsværk praktikanter/lærlinge tilsvarende.

    Det krævede antal årsværk lærlinge for de enkelte entrepriser udgør [X %] af de skønnede fagrelevante arbejdstimer.
              Eksempel:
              15.000 arbejdstimer x 10 % /(1924)= 1,56 årsværk

  2. Forpligtelsen til at beskæftige det krævede antal årsværk praktikant(er)/lærling(e) bortfalder, hvis leverandøren ikke er i stand til at finde en praktikant/lærling som ønsker at indgå i en uddannelsesaftale med virksomheden.

    Forpligtelsen bortfalder dog kun, hvis leverandøren kan dokumentere, 1) at der i rimeligt omfang er annonceret efter praktikanter/lærlinge på www.praktikpladsen.dk eller foretaget en passende annoncering i et andet EU land, og 2) at en teknisk skole eller tilsvarende skole eller anden relevant myndighed i et andet EU-land efter konkret henvendelse fra leverandøren ikke har set sig i stand til at formidle en praktikant/lærling til ansættelse.

  3. Hvis uddannelsesklausulen mod forventning ikke kan opfyldes, udarbejdes der en redegørelse for hvilke omstændigheder der har gjort sig gældende i forhold til den manglende opfyldelse af klausulen. Redegørelsen følger den pågældende udbuds- hhv. indkøbssag.

  4. Leverandøren skal på kommunens anmodning dokumentere, at kravet om beskæftigelse af det krævede antal årsværk praktikant(er)/lærlinge er opfyldt, dokumentationen skal foreligge efter senest 7 arbejdsdage.

  5. Hvis der opstår uenighed om, hvorvidt leverandørens manglende beskæftigelse eller leverandøren ikke opfylder sin pligt om at meddele, at der er manglende beskæftigelse af en eller flere praktikant(er)/lærling(e), kan kommunen forlange en uddybende redegørelse fra leverandøren, redegørelsen skal foreligge efter senest 7 arbejdsdage.

    Hvis kommunen herefter fortsat finder leverandørens handling uberettiget, kan leverandøren meddeles, at den manglende beskæftigelse af en eller flere praktikant(er)/lærling(e) vil blive betragtet som misligholdelse af kontrakten. Sker der herefter, fortsat misligholdelse af kontrakten, er kommunen berettiget til efter påkrav

    1. at kræve en bod på DKK [indsæt beløb] pr. påbegyndt uge pr. årsværk (ikke begrænset til hele årsværk) praktikant/lærling, som leverandøren efter nærværende aftale er forpligtet til at beskæftige, indtil leverandøren har afleveret behørig dokumentation

      eller

    2. at ophæve kontrakten som misligholdt efter de bestemmelser, som i øvrigt er gældende for arbejdets udførelse.

  6. Såfremt det kan konstateres at leverandøren ikke fuldt ud har beskæftiget det krævede antal årsværk praktikant(er)/lærling(e), pålægges leverandøren en bod svarende til DKK [indsæt beløb] pr. manglende årsværk praktikant.
            Eksempel:
            Såfremt leverandøren mangler at beskæftige 0,25 årsværk praktikant(er)/lærling(e) ifalder denne altså en bod på DKK [indsæt beløb]

  7. Sorø Kommune vil i kontraktens løbetid løbende og efter stikprøve kunne foretage uanmeldte kontrolbesøg på arbejdspladsen for at sikre overholdelse af klausulen. Sorø Kommune er ved kontrolbesøg berettiget til at kontakte enkelte medarbejdere direkte og uden leverandørens eller underleverandørers mellemkomst.

  8. Sorø Kommune er til enhver tid berettiget til at overlade udførelsen af sine beføjelser efter denne klausul til tredjemand. Leverandøren eller underleverandører kan ikke modsætte sig kontrolbesøg af tredjemand, der er antaget af Sorø kommune til opgaven, ligesom leverandøren eller underleverandører ikke kan nægte at udlevere dokumentation eller udarbejde redegørelser til denne tredjemand.
7

Bilag 3 - Sorø Kommunes information til kontraktholder om CSR-opfølgning

CSR=Corporate social responsibility (social ansvarlighed)

Rolle-/ansvarsfordeling ved CSR-opfølgning

For udbud/kontrakter, der på et tidspunkt har været udtaget til CSR-opfølgning på det politiske niveau, er der følgende rolle-/ansvarsfordeling:

  • Kontraktholder (center/institution) har ansvaret for selve CSR-opfølgningen.
  • Kontraktholder skal oplyse Team Indkøb (indkob@soroe.dk), hvem der er kontaktperson for kontrakterne ift. CSR-opfølgningen.
  • Team Indkøb har ansvaret for indhentning af dokumentationen for CSR-opfølgningen hos kontraktholder og samlet præsentation for Byrådet.

Bemærk, opfølgning sker på alle kontrakter, som er udpeget til CSR-opfølgning både i seneste udbudsplan, samt for tidligere år.

Hvad skal tjekkes ift. CSR-opfølgningen?

Det er forskelligt fra kontrakt til kontrakt. Nedenstående er, på et overordnet niveau, nogle ting, der bør tjekkes:

  • Tjek hvad der står i kontrakten omkring CSR-relevante ting.
  • Tjek hvad der står om CSR i Udbud- og Indkøbspolitikken, med bilag.
  • Tjek hvad der er skrevet i tidligere Årsrapporter om CSR.
  • Kan tjek-skemaet vedr. ”kontrol af arbejdsklausuler” bruges i jeres tilfælde?

Nedenstående er nogle stikord eller eksempler på hvad CSR kan omhandle

Dialog med leverandør, uddannelsesinstitutioner og fagforbund ift. oprettelse af praktikpladser

Tjek af dokumentation for oprettelse/evt. ikke oprettelse af praktikplads

ILO-konvention nr. 94 om løn og arbejdsvilkår.

ILO-konvention nr. 111 og 100 om diskrimination og ligeløn.

ILO-konvention nr. 138 og 182 om børnearbejde og afskaffelse heraf.

ILO-konvention nr. 87, 98 og 135 om organisationsfrihed, kollektive forhandlinger og beskyttelse af arbejdsrepræsentanter.

ILO-konvention nr. 155 om retten til sikkert og sundt arbejde.

Tjek af gyldig opholds- og arbejdstilladelse, samt billedlegitimation.

Tjek af overholdelse af RUT-register.

Tjek af lønsedler.

Tjek af ansættelseskontrakter.

Tjek af evt. "øvrige relevante” dokumenter.

Evt. dialog med Arbejdstilsynet og Skat ved behov.

Tjek af miljømæssige aspekter.

 

8

Bilag 4 - Brugerinddragelse

I forbindelse med egne udbud og indgåelse af indkøbsaftaler på større områder nedsætter Team Indkøb en brugergruppe i samarbejde med institutioner og centre. Brugergrupperne består af medarbejdere med særlige faglige kompetencer, erfaringer eller interesser i relation til det pågældende produktområde eller opgave og, hvor relevant, personer med særlig viden om f.eks. arbejdsmiljø eller miljø. Brugergruppens opgaver er at:

  • Deltage i udarbejdelsen af kravspecifikationer
  • Deltage i vurderingen af de indkomne tilbud.
  • Deltage i udvælgelsen af kommende leverandører.
  • Deltage i løbende evaluering af de indgåede aftaler.
  • Deltage i risikovurdering.

Inddragelsen skal sikre at de krav som sættes fagligt til udbuddet, stemmer overens med de konkrete behov som skal opfyldes i organisationen.

I forbindelse med udbud gennemført af en af de fællesoffentlige samarbejder, inddrages relevante faglige medarbejdere til at kvalitetssikre og kommenter på udbudsmaterialet inden offentliggørelse.
Ved enhver form for udbud skal relevante faglige medarbejdere altid inddrages.
Dette gælder både i forhold til kravspecifikationen, men også i særdeleshed i forhold til implementering af det enkelte udbud.

Overvejes et udbud er det vigtigt, at den pågældende ledelse for det pågældende område, som overvejes udbudt, påtager sig et ansvar for at inddrage de implicerede medarbejdere i overvejelserne. Dette er både af hensyn til medarbejdernes tryghed samt for at opnå en faglig sparring, så der sikres kvalitet i udbuddet.

Ved udbud skal de til enhver tid gældende retningslinjer om medarbejdernes inddragelse og medvirken ved omstilling, udbud og udlicitering samt MED-aftalerne for kommunen overholdes. Det relevante MED-udvalg skal så snart det overvejes at udlicitere en opgave, informeres herom og have mulighed for at drøfte de arbejds- og personalemæssige konsekvenser, som udliciteringen vil medføre.

Dialogen skal yderligere medvirke til at skabe klarhed over de fremtidige arbejds- og ansættelsesforhold og medvirke til at sikre et positivt samarbejde under processen.  Medarbejdernes synspunkter og forslag kan endvidere indgå i det politiske beslutningsgrundlag.

Ved udbud af større serviceområder skal der som udgangspunkt afgives et kontrolbud. Direktionen vil i hvert udbud konkret tage stilling til omfanget af kontrolbud. Kontrolbuddet på driftsopgaver udarbejdes som en ”full cost” beregning, i forhold til Indenrigsministeriets vejledning, hvor alle omkostninger indregnes, så det kan sammenlignes direkte med de private tilbud.

Ved kontrolbud sikres det, at der i forbindelse med kontrolbuddet altid er fuld og indskærpet adskillelse mellem de personer i en afdeling eller institution som afgiver kontrolbud og de personer, der foretager udbuddet.