Vi gennemfører meningsdrevet digitalisering

Vi digitaliserer ikke for teknikkens skyld, men meningsdrevet digitalisering. Vi tager udgangspunkt i behovet, hvad skal teknikken løse? Vi sætter borgeren, virksomheden eller medarbejderen (eller andre primære målgrupper) i centrum. Vi er ikke bange for at stoppe et projekt, hvis det ikke længere giver mening.

Vi tænker hele værdikæden igennem

Når vi tænker værdi, så er det fra medarbejder til borger/virksomhed og den anden vej. Fx skal selvbetjeningsløsninger hænge sammen med fagsystemerne for at opnå en reel gevinst for organisationen – men det er også gældende den anden vej. Vores fagsystemer skal vendes ud mod borgerne/virksomhederne, hvor det giver mening.

Vi implementerer i bund

Vi har stor fokus på opfølgningen på gevinsterne fremfor udelukkende fokus på leverancer i vores projekter. Leverancerne skal skabe grundlaget for gevinstrealiseringen. Vi har også stor fokus på de nødvendige forandringer, som skal skabes i organisationen for at realisere gevinsterne fx kompetenceudvikling, arbejdsgangsændringer, nødvendig tid til implementering, helhedsorienteret syn mv.

Vi samarbejder på tværs af organisationen

Internt er digitalisering et samarbejde mellem de enkelte fagområder og Udvikling og IT. Fagområderne kender sine behov for IT-understøttelsen og fastsætter de funktionelle krav. Udvikling og IT understøtter denne proces, og bidrager med viden om IT-arkitektur, informationssikkerhed, tværgående aspekter og andre tekniske aspekter.

Samskabelse med borgere og virksomheder

Eksternt vil vi gerne skabe værdi sammen med og for borgerne/virksomhederne igennem nære og samskabende udviklingsaktiviteter. Dvs. inddragelse, involvering og samarbejde med borgerne og virksomhederne om de borgernære områder.

Fællesskaber rækker længere ud end kommunens grænse

Når der skal gennemføres udbud af fælles komplekse og tunge løsninger til det kommunale landskab, vurderes de fælleskommunale netværk og samarbejder strategisk. Men også andre netværk og samarbejder vurderes. Vi er omvendt heller ikke bange for at stå alene, hvis det er det rigtige.

Vi ønsker et godt leverandørsamarbejde

Et godt samarbejde mellem Sorø Kommune og leverandøren, øger chancerne for et vellykket projekt/it-anskaffelse. Fx transparens, åbenhed og vedvarende dialog dyrkes. Vi støtter op om ”Kodeks for det gode kundeleverandørsamarbejde” udarbejdet af Dansk Industri, Dansk IT, Digitaliseringsstyrelsen, IT-branchen og IT-projektrådet.

Der er styr på drift og support

I al digitalisering er der styr på drift og support, dvs. det er vigtigt at overlevere på en god måde fra projekt til driftsorganisation. Vi har styr på roller og ansvar.

Vi passer godt på data

Borgerne skal have tillid til vores håndtering af data. Det gælder både de personhenførbare oplysninger, som ligger i forskellige interne fagsystemer og de systemer, som er vendt ud mod borgeren. Vi har styr på sikkerheden i henhold til gældende lovgivning – uden det går ud over tilgængelighed og brugervenlighed! Vi følger principperne i den internationale standard for informationssikkerhed ISO27001.

Vi gemmer og arkiverer i henhold til loven

Vi opbevarer borgerens, virksomhedens eller medarbejderens data efter gældende lovgivning – og ikke længere end loven tillader. Data afleveres i henhold til loven til offentlige arkiver – og vi gemmer derved kommunens historie til eftertiden.

Digitaliseringsparat lovgivning og ...

Vi vil arbejde for digitaliseringsparat lovgivning og lovgivningsparat digitalisering – det er nødt til at gå begge veje, hvis vi skal effektivisere samtidig med, at løsningerne fortsat skal sikre borgernes retssikkerhed.

Et fælles robust digitalt fundament

Vi vil sammen med resten af det offentlige Danmark arbejde for fælles standarder for sikker udveksling af information, nye generationer NemID/MitID, NemLog-in og Digital Post samt sikre ID-løsninger til børn og unge.

Sikker IT-drift

Sikker IT-drift internt i kommunen er en nødvendig basis for, at vi kan betjene borgerne og virksomhederne – handler både om oppetid, sikkerhed og opdaterede programmer.

Kompetenceudvikling starter i dagtilbuddene

De digitale læremidler i dagtilbuddene og folkeskolerne skal danne grundlag for fremtidens borgere. Børn og unge skal opbygge digitale kompetencer og dannelse, så de kan begå sig sikkert i den digitale verden.

De (ikke)-digitale borgere

Vi skal som kommune hjælpe alle borgere – også de ikke-digitale. Den borgernære service skal være både lokal og digital. Vi skal hjælpe dem, som ikke kan selv, og sørge for, at de, der kan selv, får muligheden. Derfor skal digitalisering og fysisk borgerservice være to sider af samme sag.

Vi ser muligheder

Alle ledere er digitale ledere, og alle medarbejdere er digitale ambassadører, som ser muligheder via IT-understøttelse, der fx kan løfte kvaliteten eller øge effektiviteten til gavn for borgeren, virksomheden og kommunen.

De digitale kompetencer skal styrkes

De digitale kompetencer skal styrkes på tværs i hele organisationen fx undervisning i generelle IT-systemer og fagsystemer, informationssikkerhed, projektmodel, gevinstrealisering mv. På den måde sikrer vi, at vi udnytter de digitale muligheder, får et fælles sprog og høster gevinsterne. Ved nyansættelser er det ikke kun de faglige kompetencer, som vægter – IT-kompetencerne er også vigtige.

Sæt det rigtige hold fra starten

Sæt det rigtige hold fra starten, når et digitaliseringsprojekt startes op. Besæt de forskellige pladser med de rigtige profiler internt i organisationen. Ved at arbejde med porteføljestyring, projektmodel og ressourceallokering i forening opnås en styrkelse af gennemførelsen og en bedre balance, der sikrer professionel løsning af projekter.

Genbrug af data

Data skal udstilles via åbne snitflader (fx grunddata, serviceplatform mv.) og ikke i lukkede siloløsninger. Data skal sættes fri og genbruges på tværs. På den måde kan data på tværs af den private og offentlige sektor være med til at skabe vækst i samfundet.

Bedre brug af data

Bedre brug af data og hurtigere sagsbehandling. De mange offentlige data, som vi har til rådighed, skal i højere grad genbruges på tværs af interne løsninger som understøttelse af sagsbehandlerens arbejde – og også udadtil til borgere/virksomheder for at forenkle indberetninger mv. Langt flere afgørelser skal på sigt kunne afklares hurtigere – og i visse tilfælde med det samme – fordi de rigtige data er tilgængelige på det rigtige tidspunkt og rette sted. På den måde får borgerne/virksomhederne kortere sagsbehandlingstid og kommunen en mere effektiv administration.

Forståelige data

Jo flere frie data, jo mere er det nødvendigt at gøre data forståelige – det er vores ansvar. Vi skal fx udnytte, at mange kommunale data er tilknyttet en geografisk placering. Dette kan berige data og gøre komplekse data nemmere at overskue og forstå.

Adgang til egen sag

Vi arbejder henimod, at borgeren skal have adgang til sin egen sag. Det skaber transparens. Adgangen for borgeren skabes eksempelvis via SAPA, som er systemet, der giver overblik på et øjeblik både internt og eksternt.

Data som ledelsesinformation

Vi skal basere vores digitale setup på viden om, hvad der virker (gå fra at tro til at vide) – så vi kan følge med i om de digitale indsatser har de ønskede effekter. Men vi skal også synliggøre data om vores kerneydelser og resultater, så vi kan gøre mere af det gode arbejde.

Fællesoffentlige standarder

Vores løsninger skal overholde den fælleskommunale rammearkitektur, da den giver mulighed for sammenhængende digital service, intelligent brug af data og ikke mindst nye frihedsgrader på løsninger, der er tæt på borgeren/virksomheden og udviklingen af de kommunale kerneopgaver.

Forandringsrobust arkitektur

Når vi bygger vores løsninger ved hjælp af byggeklodser, åbne snitflader, standarder mv. så sikrer vi, at løsningerne hænger sammen på tværs og dermed understøtter den helhedsorienterede sagsbehandling – også i en foranderlig verden.

Ejerskab til data

En vigtig forudsætning for forandringsrobust arkitektur er, at vi har ejerskab til data. Vi skal sørge for i vores kontrakter, at vi har ejerskabet, så vi kan udnytte genbrug af data og fx skifte leverandør på en gnidningsfri måde.

Udviklingsfællesskab

Vi kigger open source vejen og andre udviklingsfællesskaber, inden vi beslutter et køb. Vi er fx medlem af OS2 - Offentligt Digitaliseringsfællesskab – og SBSYS Brugerklubben (Elektronisk sags- og dokumenthåndteringsløsning til et stort kommunalt fællesskab).

Brug eksisterende funktionalitet

Vi udnytter eksisterende funktionalitet, inden nyt købes. Det kan ofte svare sig at bygge på eksisterende platform fremfor at udvikle ny. Det kræver selvfølgelig, at det nuværende system opfylder arkitekturkrav mv.

Dokumentation giver overblik

Vi skal sikre, at systemløsningerne og snitfladerne er veldokumenterede. Det gælder både brugervejledninger, tekniske vejledninger og vores kontrakter, fx veldokumenterede snitflader, så vi nemt kan få overblik over sammenhænge mv.

Velfungerende servicedesign

Vi skal sørge for, at relevante indgange til kommunen, regionen og staten tænkes sammen i et velfungerende servicedesign for borgeren og virksomheden. Den digitale service leveres digitalt fra start til slut, når det giver mening, eller leveres gnidningsfrit og sammenhængende med ydelserne i den fysiske verden.

Let, hurtig og god kvalitet

Det digitale skal være let, hurtigt og sikre god kvalitet – det gælder både eksternt mod borgerne og virksomhederne samt internt for medarbejderne. Det sikres gennem fokus på mere sammenhængende brugerrejser, bedre digital kommunikation, automatisering af ikke værdiskabende arbejdsgange og god support (det skal være lettere at finde frem til og få den rette hjælp).

Vi skal være til stede på det rigtige sted

Sorø Kommune skal være til stede på nettet, på forskellige devices, hvor det giver mening for borgerne og virksomhederne – og med et indhold som har fokus på det, der efterspørges fra brugerne, i et sprog målgruppen forstår og klæder dem på til at betjene sig selv (anvise til handling).

Udefra og ind

Vi har udefra og ind brillerne på og arbejder med målgrupper, således at vi sikrer god faglig rådgivning/vejledning og service samt et optimalt kanalvalg (personlig betjening, selvbetjening på nettet, telefonisk mv.) – både set fra borgerens, virksomhedens og kommunens perspektiv.